Auftragsverarbeitungsvertrag
Diese Vereinbarung wird geschlossen zwischen dem Kunden als Verantwortlichem (nachfolgend „Verantwortlicher“) und der Credular GmbH, Obernstraße 50, 33602 Bielefeld, Deutschland, als Auftragsverarbeiter (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“; Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter gemeinsam die „Parteien“).
Diese Fassung gibt den Inhalt des Auftragsverarbeitungsvertrages wieder. Der Abschluss erfolgt im Rahmen der Registrierung bzw. mit dem Angebot; die unterschriebene Fassung enthält die Angaben des Verantwortlichen.
Präambel
Der Auftragsverarbeiter hat dem Verantwortlichen ein Angebot über die dort beschriebenen Leistungen unterbreitet (nachfolgend „Hauptvertrag“ bzw. „Angebot“). Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DSGVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien den nachfolgenden Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend die “Vereinbarung”), dessen Erfüllung nicht gesondert vergütet wird, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.
§ 1 Begriffsbestimmungen
(1) Verantwortlicher ist gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
(2) Auftragsverarbeiter ist gem. Art. 4 Abs. 8 DSGVO eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
(3) Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „Betroffener“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
(4) Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten sind personenbezogenen Daten gem. Art. 9 DSGVO, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit von Betroffenen hervorgehen, personenbezogene Daten gem. Art. 10 DSGVO über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln sowie genetische Daten gem. Art. 4 Abs. 13 DSGVO, biometrischen Daten gem. Art. 4 Abs. 14 DSGVO, Gesundheitsdaten gem. Art. 4 Abs. 15 DSGVO sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
(5) Verarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
(6) Aufsichtsbehörde ist gem. Art. 4 Abs. 21 DSGVO eine von einem Mitgliedstaat gem. Art. 51 DSGVO eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Der Auftragsverarbeiter erbringt für den Verantwortlichen die im Hauptvertrag genannten Leistungen. Dabei erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten, die der Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Hauptvertrag und etwaigen zugehörigen Leistungsbeschreibungen. Dem Verantwortlichen obliegt die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung. Konkret besteht die vom Auftragsverarbeiter zu erbringende Leistung in der Bereitstellung und dem Betrieb des Tools „Video-to-Guide“, mit dem vom Verantwortlichen hochgeladene (Praxis-)Videos in digitale, strukturierte Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisungen umgewandelt werden. Dies umfasst insbesondere die KI-gestützte Spracherkennung und Transkription, die Strukturierung der Inhalte, die Übersetzung in die gewünschten Sprachen sowie den Export der Ergebnisse. Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung und Nutzung dieses Tools für den Verantwortlichen. Die Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten ergeben sich aus Anlage 1, der Kreis der Betroffenen aus Anlage 2 und die als Unterauftragsverarbeiter eingebundenen Empfänger aus Anlage 4. Die Dauer der Verarbeitung richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags (siehe Abs. 4).
(2) Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.
(3) Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei der der Auftragsverarbeiter und seine Beschäftigten oder durch den Auftragsverarbeiter Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Verantwortlichen stammen oder für den Verantwortlichen erhoben wurden.
(4) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.
§ 3 Weisungsrecht
(1) Der Auftragsverarbeiter darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Verantwortlichen erheben, verarbeiten oder nutzen. Wird der Auftragsverarbeiter durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.
(2) Die Weisungen des Verantwortlichen werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Verantwortlichen danach in schriftlicher Form oder in Textform durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Verantwortliche ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten.
(3) Alle erteilten Weisungen sind vom Verantwortlichen zu dokumentieren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.
(4) Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung des Verantwortlichen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. Der Auftragsverarbeiter darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.
§ 4 Arten der verarbeiteten Daten, Kreis der Betroffenen, Drittland
(1) Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf die in Anlage 1 näher spezifizierten personenbezogenen Daten.
(2) Der Kreis der von der Datenverarbeitung Betroffenen ist in Anlage 2 dargestellt.
(3) Eine Weitergabe personenbezogener Daten in ein Drittland (außerhalb des EWR) darf nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO stattfinden.
§ 5 Schutzmaßnahmen des Auftragsverarbeiters
(1) Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Verantwortlichen erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.
(2) Der Auftragsverarbeiter wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er hat die in Anlage 3 genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Verantwortlichen gem. Art. 32 DSGVO getroffen, die der Verantwortliche als angemessen anerkennt. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragsverarbeiter vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
(3) Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Der Auftragsverarbeiter wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (nachfolgend “Mitarbeiter”), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO) und mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung dieser Verpflichtung sicherstellen.
§ 6 Informationspflichten des Auftragsverarbeiters
(1) Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragsverarbeiter, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragsverarbeiters durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält zumindest folgende Informationen:
a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
b) eine Beschreibung der von dem Auftragsverarbeiter ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen;
c) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.
(2) Der Auftragsverarbeiter trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der Betroffenen, informiert hierüber den Verantwortlichen und ersucht um weitere Weisungen.
(3) Der Auftragsverarbeiter ist darüber hinaus verpflichtet, dem Verantwortlichen jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.
(4) Über wesentliche Änderung der Sicherheitsmaßnahmen nach § 5 Abs. 2 hat der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen zu unterrichten.
§ 7 Kontrollrechte des Verantwortlichen
(1) Der Verantwortliche kann sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann jährlich von den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters überzeugen. Hierfür kann er z. B. Auskünfte des Auftragsverarbeiters einholen, sich vorhandene Testate von Sachverständigen, Zertifizierungen oder internen Prüfungen vorlegen lassen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters nach rechtzeitiger Abstimmung zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich prüfen oder durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragsverarbeiter steht. Der Verantwortliche wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und die Betriebsabläufe des Auftragsverarbeiters dabei nicht unverhältnismäßig stören.
(2) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, dem Verantwortlichen auf dessen mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters erforderlich sind.
(3) Der Verantwortliche dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragsverarbeiter mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Verantwortliche insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragsverarbeiter unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Verantwortliche dem Auftragsverarbeiter die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.
§ 8 Einsatz von Dienstleister
(1) Die vertraglich vereinbarten Leistungen werden unter Einschaltung der in Anlage 4 genannten Dienstleister (nachfolgend “Unterauftragsverarbeiter”) durchgeführt.
Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter seine allgemeine Genehmigung im Sinne von Art. 28 Abs. 2 S. 1 DSGVO, im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen weitere Unterauftragsverarbeiter zu beauftragen oder bereits beauftragte zu ersetzen.
(2) Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen vor jeder beabsichtigten Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters informieren. Der Verantwortliche kann gegen eine beabsichtigte Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund Einspruch erheben.
(3) Der Einspruch gegen die beabsichtigte Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters ist innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt der Information über die Änderung zu erheben. Wird kein Einspruch erhoben, gilt die Hinzuziehung oder Ersetzung als genehmigt. Liegt ein wichtiger datenschutzrechtlicher Grund vor und ist eine einvernehmliche Lösungsfindung zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter nicht möglich, steht dem Auftragsverarbeiter ein Sonderkündigungsrecht zum auf den Einspruch folgenden Monatsende zu.
(4) Der Auftragsverarbeiter hat bei der Einschaltung von Unterauftragsverarbeitern diese entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu verpflichten.
(5) Ein Unterauftragsverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragsverarbeiter Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen erbringt und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellen zustimmungspflichtige Unterauftragsverhältnisse dar, soweit diese für IT- Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Verantwortlichen genutzt werden.
§ 8a Einsatz von KI-Diensten; keine Nutzung personenbezogener Daten zu KI-Trainingszwecken
(1) Die in Anlage 4 genannten Unterauftragsverarbeiter (insbesondere Hetzner Online GmbH, Microsoft Ireland Operations Limited und Google Ireland Limited) stellen die KI-Funktionalität bereit, die für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung erforderlich ist. KI-gestützte Verfahren werden dabei für folgende Verarbeitungsschritte genutzt: Spracherkennung und Transkription der hochgeladenen Videos, Strukturierung der Inhalte zu Schritt-für-Schritt-Anleitungen sowie Übersetzung in die gewünschten Sprachen. Je nach Anforderung und technischer Eignung greift der Auftragsverarbeiter auf Modelle verschiedener der genannten Anbieter zurück; eine Festlegung auf einzelne Modelle oder Modellversionen erfolgt bewusst nicht, da sich diese fortlaufend weiterentwickeln. Maßgeblich und in Anlage 4 transparent benannt sind die jeweiligen Anbieter (Empfänger der Daten), ihre Funktion und der Verarbeitungsstandort. Sämtliche genannten Anbieter verarbeiten innerhalb der EU bzw. in Deutschland.
(2) Eine Nutzung personenbezogener Daten zu Zwecken des Trainings, der Weiterentwicklung oder des Fine-Tunings von KI-Modellen findet nicht statt. Der Auftragsverarbeiter stellt durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen mit seinen Unterauftragsverarbeitern sicher, dass diese Vorgabe über die gesamte Verarbeitungskette durchgereicht wird. Die personenbezogenen Daten des Verantwortlichen werden ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet.
§ 9 Anfragen und Rechte Betroffener
(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12–22 sowie 32 bis 36 DSGVO.
(2) Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragsverarbeiter geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist den Betroffenen an den Verantwortlichen und wartet dessen Weisungen ab.
§ 10 Haftung
(1) Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
§ 11 Beendigung des Hauptvertrags
(1) Der Auftragsverarbeiter wird dem Verantwortlichen nach Beendigung des Hauptvertrags alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Verantwortlichen, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeiter hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung auf Anfrage zu führen.
(2) Der Verantwortliche hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe oder Löschung der Daten beim Auftragsverarbeiter in geeigneter Weise zu kontrollieren.
§ 12 Schlussbestimmungen
(1) Soweit der Auftragsverarbeiters Unterstützungshandlungen nach dieser Vereinbarung nicht ausdrücklich kostenlos durchführt, kann er dem Verantwortlichen dafür eine angemessene Gebühr in Rechnung stellen, es sei denn, eigene Handlungen oder Unterlassungen des Auftragsverarbeiters haben diese Unterstützung unmittelbar erforderlich gemacht.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.
(4) Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht.
Anlagen
Anlage 1 – Beschreibung der Daten/Datenkategorien
Stammdaten und Nutzungsdaten der Anwender:
Namen
E-Mail-Adressen
IP-Adressen
Zugangsdaten
Position
Abteilung
Softwarelizenzen
Einstands- und Kündigungsdatum
Log-Daten über einzelene Zugänge zum Tool
Inhaltsdaten aus der Nutzung des Tools „Video-to-Guide“:
Hochgeladene Videodateien (Bild- und Tonaufnahmen)
Stimmen und gesprochene Sprache der aufgenommenen bzw. im Hintergrund hörbaren Personen
Daraus erstellte Transkripte und Übersetzungen
Generierte Arbeitsanweisungen, soweit personenbezogen
Ggf. Gesichter und sonstige Abbildungen von Personen
Ggf. Daten zum Arbeitsverhalten (z. B. Arbeitsabläufe, Handgriffe, Fehlbedienungen)
Ggf. im Bild- oder Tonhintergrund erkennbare personenbezogene Inhalte (z. B. Namen auf Dokumenten, Bildschirmen, Maschinenprotokollen oder Namensschildern)
Weitere in dem jeweiligen Tool enthaltene Daten, sofern der Kunde die Berechtigung explicit freigegeben hat.
Anlage 2 – Beschreibung der Betroffenen/Betroffenengruppen
Mitarbeitende des Verantwortlichen, insbesondere in den Videos aufgenommene Personen (auch im Hintergrund)
Kollegen an Maschinen und Arbeitsplätzen im Aufnahmebereich
Auszubildende und Leiharbeitnehmer
Externe Monteure und sonstige Dienstleister
Besucher
Kunden, Kundenvertreter, ggf. Kunden von Kunden
Personen, deren Namen oder sonstige Daten auf Dokumenten, Bildschirmen oder Maschinenprotokollen sichtbar sind
Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragsverarbeiters
1. Einleitung
Dieses Dokument fasst die vom Augtragsverarbeiter getroffenen technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zusammen. Das sind Maßnahmen, mit denen der Augtragsverarbeiter personenbezogene Daten schützt.
2. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
2.1 Zutrittskontrolle
Credular betreibt keine eigenen Rechenzentren. Die nachfolgenden Maßnahmen zum Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen werden durch den eingesetzten Hoster (Hetzner Online GmbH, Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein, nach ISO/IEC 27001 zertifiziert) erbracht; die Maßnahmen zu Arbeitsplatz und Home Office betreffen Credular selbst.
Folgende implementierte Maßnahmen verhindern, dass Unbefugte Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen haben:
Chipkarten-/Transponder-Schließsystem
Sicherheitsschlösser
Videoüberwachung der Zugänge
Klingelanlage mit Kamera
Schlüsselregelung / Schlüsselbuch
Sorgfältige Auswahl von Sicherheitspersonal
Besucher nur in Begleitung durch Mitarbeiter
Sorgfältige Auswahl des Reinigungspersonals
Arbeit im Home Office: Unbefugte haben kein Zutritt zur Wohnstätte der Mitarbeiter
Arbeit im Home Office: Anweisung an Mitarbeiter, wenn möglich, in von Wohnräumen abgetrennten Arbeitszimmer zu arbeiten
2.2 Zugangskontrolle
Folgende implementierte Maßnahmen verhindern, dass Unbefugte Zugang zu den Datenverarbeitungssystemen haben:
Authentifikation mit Benutzer und Passwort
Einsatz von Anti-Viren-Software
Einsatz von Firewalls
Verschlüsselung von Datenträgern
Verschlüsselung von Smartphones
Automatische Desktopsperre
Verschlüsselung von Notebooks / Tablets
Schlüsselregelung / Schlüsselbuch
Allgemeine Unternehmens-Richtlinie zum Datenschutz oder zur Sicherheit
Unternehmens-Richtlinie für sichere Passwörter
Unternehmens-Richtlinie "Löschen/Vernichten"
Unternehms-Richtlinie "Cleandesk"
Allgemeine Anweisung, bei Verlassen des Arbeitsplatzes Desktop manuell zu sperren
2.3 Zugriffskontrolle
Folgende implementierte Maßnahmen stellen sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf personenbezogene Daten haben:
Vernichtung von Datenträgern mindestens nach DIN 32757
Physische Löschung von Datenträgern vor deren Wiederverwendung
Einsatz eines Berechtigungskonzepts
Anzahl der Administratoren ist so klein wie möglich gehalten
Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
Verwaltung der Benutzerrechte durch Systemadministratoren
Anweisung an Mitarbeiter, dass nur unbedingt erforderliche Daten ausgedruckt werden
Anweisung an Mitarbeiter, dass Daten nur nach Rücksprache gelöscht werden
2.4 Trennungskontrolle
Folgende Maßnahmen stellen sicher, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten getrennt verarbeitet werden:
Trennung von Produktiv- und Testsystem
Verschlüsselung von Datensätzen, die zu demselben Zweck verarbeitet werden
Logische Mandantentrennung (softwareseitig)
Bei pseudonymisierten Daten: Getrennte Aufbewahrung der Zuordnungsdatei auf einem getrennten, abgesicherten IT-System (möglichst verschlüsselt)
Erstellung eines Berechtigungskonzepts
Festlegung von Datenbankrechten
Interne Anweisung, personenbezogene Daten im Falle einer Weitergabe oder nach Ablauf der gesetzlichen Löschfrist, wenn möglich, zu anonymisieren/pseudonymisieren.
3. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
3.1 Weitergabekontrolle
Es ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten bei der Übertragung oder Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und überprüft werden kann, welche Personen oder Stellen personenbezogene Daten erhalten haben. Zur Sicherstellung sind folgende Maßnahmen implementiert:
WLAN-Verschlüsselung (mindestens WPA2 mit starkem Passwort, WPA3 wo unterstützt)
Bereitstellung von Daten über verschlüsselte Verbindungen wie SFTP oder HTTPS
Weitergabe von Daten in anonymisierter oder pseudonymisierter Form
Uploadverbot dienstlicher Daten auf unternehmensfremde Server
3.2 Eingabekontrolle
Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass geprüft werden kann, wer personenbezogene Daten zu welcher Zeit in Datenverarbeitungsanlagen verarbeitet hat:
Nachvollziehbarkeit der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)
Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
Klare Zuständigkeiten für Löschungen
Anweisung an Mitarbeiter, nur nach Rücksprache Daten zu löschen
4. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die nachfolgenden Maßnahmen zu Serverräumen, Klimatisierung und Stromversorgung werden durch den eingesetzten Hoster (Hetzner Online GmbH) erbracht; die Maßnahmen zu Sicherung, Wiederherstellung und deren Prüfung liegen bei Credular.
Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt und für den Auftraggeber stets verfügbar sind:
Feuerlöschgeräte in Serverräumen
Feuer- und Rauchmeldeanlagen
Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen
Klimaanlage in Serverräumen
Schutzsteckdosenleisten in Serverräume
Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
RAID-System / Festplattenspiegelung
Videoüberwachung in Serverräumen
Alarmmeldung bei unberechtigten Zutritten zu Serverräumen
Regelmäßige Backups
Erstellung eines Backup- & Recoverykonzepts
Kontrolle des Sicherungsvorgangs
Regelmäßige Tests zur Datenwiederherstellung und Protokollierung der Ergebnisse
Keine sanitären Anlagen im oder oberhalb des Serverraums
Trennung von Betriebssystemen und Daten
Hosting (jedenfalls der wichtigsten Daten) mit einem professionellen Hoster
5. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)
5.1 Datenschutz-Management
Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass eine den datenschutzrechtlichen Grundanforderungen genügende Organisation vorhanden ist:
Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter im Datenschutz
Führen einer Übersicht über Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
5.2 Incident-Response-Management
Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass im Fall von Datenschutzverstößen Meldeprozesse ausgelöst werden:
Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber den Aufsichtsbehörden (Art. 33 DSGVO)
Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber den Betroffenen (Art. 34 DSGVO)
Einbindung des Datenschutzbeauftragten in Sicherheitsvorfälle und Datenpannen
Einsatz von Anti-Viren-Software
Einsatz von Firewalls
5.3 Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)
Die folgenden implementierten Maßnahmen tragen den Voraussetzungen der Prinzipien "Privacy by design" und "Privacy by default" Rechnung:
Schulung der Mitarbeiter im "Privacy by design" und "Privacy by default"
Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
5.4 Auftragskontrolle
Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass, dass personenbezogene Daten nur entsprechend der Weisungen verarbeitet werden können:
Schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer oder Weisungen in Textform (z.B. durch Auftragsverarbeitungsvertrag)
Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags, z.B. durch Anfrage entsprechender Bestätigungen
Bestätigung von Auftragnehmern, dass sie ihre eigenen Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichten (typischerweise im Auftragsverarbeitungsvertrag)
Sorgfältige Auswahl von Auftragnehmern (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)
Laufende Überprüfung von Auftragnehmern und ihren Tätigkeiten
Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags, z.B. durch Anfrage entsprechender Bestätigungen
Anlage 4 – Aktuelle Subunternehmer
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Konkreter Dienst: Hetzner Cloud (Cloud-Server, Object Storage); dedizierte GPU-Server für KI-Inferenz
Zweck: Hosting der WebApp; Betrieb von KI-Services
Verarbeitete Daten: Nutzer-, Inhalts- und Log-Daten; Videos, Transkripte, Arbeitsanweisungen
Speicherort: Deutschland (Nürnberg / Falkenstein)
Drittlandsbezug: Nein – Verarbeitung ausschließlich in Deutschland
Nutzung zu KI-Trainingszwecken: Nein
Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, c/o Mindspace, 80331 München
Konkreter Dienst: Cloudflare R2 (Objektspeicher)
Zweck: Speicherung der Anwendungsdaten und der verschlüsselten Datenbanksicherungen
Verarbeitete Daten: Nutzer- und Inhaltsdaten; Videos, Transkripte, Arbeitsanweisungen; verschlüsselte Datenbanksicherungen
Speicherort: EU (Speicherregion auf die EU beschränkt)
Drittlandsbezug: Abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und DPF-Zertifizierung der Cloudflare, Inc.
Nutzung zu KI-Trainingszwecken: Nein
Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
Konkreter Dienst: Azure OpenAI Service; Azure AI Speech (Speech-to-Text)
Zweck: KI-Services: Transkription, Strukturierung, Übersetzung
Verarbeitete Daten: Audio-/Videoinhalte, Transkripte, Übersetzungen
Speicherort: EU (Microsoft EU Data Boundary)
Drittlandsbezug: Abgesichert durch EU Data Boundary, EU-Standardvertragsklauseln und DPF-Zertifizierung der Microsoft Corp.
Nutzung zu KI-Trainingszwecken: Nein
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Konkreter Dienst: Google Cloud Vertex AI (Gemini); Cloud Translation
Zweck: KI-Services: Transkription, Strukturierung, Übersetzung
Verarbeitete Daten: Audio-/Videoinhalte, Transkripte, Übersetzungen
Speicherort: EU-Regionen (Data Residency)
Drittlandsbezug: Abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln und DPF-Zertifizierung der Google LLC
Nutzung zu KI-Trainingszwecken: Nein
