Fragmentierte Tool-Landschaft bändigen
Viele Unternehmen im industriellen Mittelstand kämpfen mit einer fragmentierten IT-Landschaft: Wissen steckt verteilt in ERP-Systemen (z. B. SAP), in separaten Field-Service-Management-Lösungen, in SharePoint-Dateiablagen, E-Mail-Postfächern und unzähligen Excel-Listen. Jede Abteilung hat ihr eigenes System, um sich zu organisieren – die Daten sind in separaten Silos verteilt, die oft nur die jeweiligen Teams überhaupt verstehen. Dieser Tool-Wildwuchs führt dazu, dass ein echter Informationsfluss kaum zustande kommt.
Die Folge: Mitarbeiter verbringen absurd viel Zeit damit, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen (oder überhaupt herauszufinden, wo sie liegen). Wissenssilos führen außerdem zu:
- Doppelarbeit: Bestehende Informationen werden immer wieder neu erstellt, weil man die vorhandenen nicht findet. Zwei Teams pflegen vielleicht parallel ähnliche Dokumente in unterschiedlichen Systemen, ohne voneinander zu wissen.
- Intransparenz: Niemand hat den vollen Überblick. Entscheidungen werden schlechter, weil jeweils nur Teil-Infos vorliegen. Es fehlt die Single Source of Truth, auf die man sich verlassen kann.
- Veraltete Daten: Wenn in einem der vielen Systeme etwas aktualisiert wird, bleiben die anderen oft auf altem Stand. Wissen driftet auseinander, was im Zweifel falsche Maßnahmen nach sich zieht.
- Geringere Produktivität: Die Fragmentierung bremst Abläufe. Ein Serviceleiter muss vielleicht drei verschiedene Anwendungen durchforsten, um den Status eines Kundenproblems zu verstehen (z. B. CRM für Kundendaten, Ticketsystem für die Störungsmeldung, SharePoint für die Anleitung zur Lösung).
Integriertes Wissensmanagement als Brücke
Die Lösung für diese Zersplitterung liegt in einem integrierten Wissensmanagement. Konkret: eine Plattform oder Drehscheibe, die Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt oder zumindest vernetzt. Ein paar Ansätze dazu:
- Zentrales Wissensportal: Führen Sie ein unternehmensweites Wissensportal ein, das als zentrale Anlaufstelle für alle Informationen dient. Tools wie Credular bieten z. B. Integrationen und Schnittstellen, um Daten aus ERP, CRM oder Dateisystemen einzubinden. So können Mitarbeiter über eine Suchmaske sowohl auf Handbücher aus SharePoint, Tickets aus dem Helpdesk als auch auf SAP-Daten zugreifen.
- Daten-Silos verknüpfen: Falls ein einziges Portal für alles nicht möglich ist, sorgen Sie zumindest für Verknüpfungen. Beispielsweise kann ein CRM-System per Link auf Wissensartikel verweisen. Oder die Wissensdatenbank hat Referenzen zu SAP-Stammdaten (Ersatzteillisten etc.). Wichtig ist, dass die Nutzer nicht mehr manuell in mehreren Systemen suchen müssen.
- Enterprise Search einsetzen: Eine unternehmensweite Suchmaschine, die alle wichtigen Quellen indiziert, kann Wunder wirken. Mitarbeiter geben einen Begriff ein und bekommen Ergebnisse aus allen angebundenen Systemen angezeigt – egal ob die Info in einer PDF, einem Ticket oder einer Datenbank steckt.
- Klare Prozessintegration: Definieren Sie, wie Wissensmanagement in den Prozessen verankert wird. Zum Beispiel: Wenn im Ticketsystem ein neues Problem gelöst wird, erstellt der Support gleich einen Wissensartikel dazu (der wiederum für alle durchsuchbar ist). Oder: Produktänderungen aus der Entwicklung werden automatisch an das Wissensmanagement-Team gemeldet, das die entsprechenden Dokus aktualisiert.
Mehrwert: Ganzheitlicher Überblick und Effizienz
Ein integrierter Ansatz zahlt sich schnell aus. Plötzlich haben Service- und Produktionsleiter alle relevanten Infos über einen Kunden oder ein Problem übersichtlich beisammen, statt bruchstückhaft in E-Mails und Systemen zu wühlen. Entscheidungen können auf Basis vollständiger Daten getroffen werden – das Risiko von Fehlentscheidungen sinkt, wenn jeder auf dieselben Fakten zugreift.
Zudem steigt die Effizienz dramatisch: Mitarbeiter müssen nicht mehr lange suchen, sondern finden in Sekunden, was sie brauchen. Die Zeit, die vorher mit dem Zusammensuchen von Teilinformationen draufging, steht nun für produktive Aufgaben zur Verfügung. Untersuchungen haben gezeigt, dass Unternehmen mit gut vernetztem Wissensmanagement signifikant weniger Arbeitszeit für die Infosuche verschwenden.
Nicht zuletzt verbessert sich die Stimmung im Team: Nichts frustriert mehr, als wegen schlechter Informationen doppelt arbeiten zu müssen. Wenn jeder Zugriff auf eine einzige, vertrauenswürdige Wissensquelle hat, steigt das Vertrauen in die eigenen Prozesse. Man arbeitet mehr miteinander statt nebeneinander.
Fazit: Der Kampf gegen Wissenssilos ist ein entscheidender Schritt in der digitalen Transformation. Wer seine Systeme intelligent vernetzt und Wissen zentral managt, wird agiler, schneller und spart bares Geld. Statt in Tool-Fragmente zersplittert ist Wissen dann ein strategischer Vorteil.
