Ältere Fachkräfte gehen in den Ruhestand und nehmen oft jahrzehntelange Erfahrung mit. In Deutschland werden bis 2036 fast 13 Millionen Menschen das Rentenalter erreichen – ein enormes Risiko für den Wissenserhalt im Unternehmen. Verlässt ein langjähriger Experte die Firma, fehlt plötzlich sein spezifisches Know-how über Produkte, Prozesse und Kunden. Erfahrungswissen geht verloren und nachfolgende Generationen stehen ohne wichtige Tipps und Tricks da.

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Warum Wissensverlust teuer ist

Wenn wertvolles Know-how mit in die Rente geht, spüren Unternehmen die Folgen schnell. Entscheidungen dauern länger, da Hintergrundwissen fehlt. Probleme werden neu durchlebt, weil Lessons Learned nicht dokumentiert wurden. Der Kompetenzverlust kann die Servicequalität beeinträchtigen und die Innovationskraft hemmen. Beispielsweise berichtete die IHK Berlin, dass viele Mittelständler demografischen Wissensverlust fürchten und deshalb Checklisten zur Wissenssicherung einsetzen. Ein einziges fehlendes Detail – das nur der ausgeschiedene Mitarbeiter wusste – kann in der Produktion zu Verzögerungen führen oder im Service einen langen Stillstand verursachen.

Auch für neue Mitarbeiter entsteht eine Lücke: Sie haben niemanden mehr, den sie fragen können. Somit verlängert sich die Einarbeitungszeit. Die Firma verliert also nicht nur Wissen, sondern auch Zeit und Geld, um dieses Wissen wieder aufzubauen. Wissensmanagement wird daher zur strategischen Aufgabe für jeden Service- und Produktionsleiter.

Wissen rechtzeitig sichern: Strategien

Wie lässt sich verhindern, dass Erfahrungswissen sang- und klanglos verschwindet? Zunächst gilt es, kritisches Wissen zu identifizieren: Welche Informationen und Fertigkeiten sind unerlässlich für den Betriebsablauf? Anschließend können konkrete Maßnahmen folgen:

• Wissensübergabe organisieren: Planen Sie rechtzeitig vor Renteneintritt Interviews oder Workshops mit ausscheidenden Mitarbeitern. Lassen Sie sich deren Best Practices, Troubleshooting-Tipps und implizites Wissen erklären. Halten Sie diese Erkenntnisse schriftlich oder per Video fest.
• Mentoring einführen: Etablieren Sie Patenschaften zwischen erfahrenen Mitarbeitern und Nachwuchskräften. So findet ein natürlicher Wissenstransfer im Arbeitsalltag statt. Die Junioren lernen direkt von den „alten Hasen“ – und umgekehrt bringen frische Kräfte neue Perspektiven ein.
• Dokumentation ausbauen: Sorgen Sie dafür, dass Prozesse, Checklisten und Problemlösungen schriftlich fixiert und zentral abgelegt werden. Ein digitales Wissensmanagement-System (wie z. B. Credular) eignet sich, um solche Dokumentationen strukturiert zu speichern und für alle auffindbar zu machen.
• Stellvertreter benennen: Für jede Schlüsselposition sollte es mindestens eine eingearbeitete Vertretung geben. So bleibt im Falle eines Ausscheidens das Wissen im Haus. Regelmäßige Vertretungsregelungen und Job-Rotation helfen, Wissen breit zu verteilen.
• Lebenslanges Lernen fördern: Schaffen Sie eine Kultur, in der Weiterbildung und Wissensaustausch selbstverständlich sind. Zum Beispiel könnten erfahrene Kollegen interne Schulungen geben oder in Wissensrunden ihr Know-how teilen.

Diese Checkliste zeigt: Mit Planung und den richtigen Tools lässt sich verhindern, dass Know-how einfach „in Rente geht“. Wichtig ist, frühzeitig anzufangen. Wissenssicherung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Technologischer Helfer: digitales Wissensmanagement

Moderne Technologien können den Wissenstransfer unterstützen. So setzen erste Firmen bereits Künstliche Intelligenz ein, um Erfahrungswissen zu konservieren. Ein intelligentes Wissensmanagement-Tool wie Credular hilft beispielsweise dabei, das Expertenwissen älterer Mitarbeiter zentral zu sammeln. Neue Mitarbeiter oder Servicetechniker können später per Stichwortsuche auf diese Schatztruhe an Erfahrung zugreifen. Das erhöht die Problemlösungsquote und verkürzt die Einarbeitung.

Wichtig: Das beste System nützt nichts ohne Akzeptanz der Menschen. Es braucht also auch Überzeugungsarbeit und eine Kultur, die Wissensweitergabe belohnt. Führungskräfte müssen vorleben, dass Wissen teilen kein Selbstverlust ist, sondern Wertschätzung erfährt. In vielen Unternehmen hat ein Umdenken begonnen – Wissen wird nicht mehr als Machtinstrument gehortet, sondern als gemeinsamer Erfolgsfaktor gesehen.

Fazit: Lassen Sie wertvolles Erfahrungswissen nicht ungenutzt in den Ruhestand entschwinden. Mit vorausschauendem Wissensmanagement sichern Sie das Know-how Ihrer Experten und geben es an die nächste Generation weiter. Das stärkt die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens und sorgt dafür, dass Rad nicht immer wieder neu erfunden werden muss.